Für Einrichtungen und Verwaltung
E-Mail-Verwaltung Ihrer Einrichtung
Über die E-Mail-Verwaltung steuern Sie, wie und wann die Plattform Benachrichtigungen per E-Mail versendet. Sie hinterlegen Ihre SMTP-Zugangsdaten, passen die Texte der Vorlagen an Ihre Einrichtung an und behalten mit dem Protokoll den Überblick über alle gesendeten Nachrichten.
SMTP konfigurieren
Damit die Plattform E-Mails verschicken kann, hinterlegen Sie die Zugangsdaten Ihres E-Mail-Servers. Dazu gehören Server, Port, Benutzername und Passwort sowie die Absenderadresse. Ist keine eigene Konfiguration hinterlegt, greift bei Bedarf eine zentrale Voreinstellung.
- 1Öffnen Sie die E-Mail-Verwaltung und den Reiter „SMTP".
- 2Tragen Sie Server, Port, Benutzername und Passwort ein.
- 3Legen Sie die Absenderadresse fest.
- 4Speichern Sie und senden Sie zur Kontrolle eine Testnachricht.
Vorlagen bearbeiten
Für wiederkehrende Benachrichtigungen gibt es fertige Vorlagen, zum Beispiel für Buchungsbestätigungen, Stimmungswarnungen oder neue Nachrichten. Sie passen die Texte an den Ton Ihrer Einrichtung an. Platzhalter fügen automatisch die richtigen Angaben ein, etwa den Namen oder das Datum.
- Nutzen Sie die angezeigten Variablen, damit Namen und Daten automatisch eingesetzt werden.
- Prüfen Sie Ihre Änderungen mit einer Testnachricht, bevor sie im Alltag verschickt werden.
Versandprotokoll prüfen
Das Protokoll listet alle gesendeten E-Mails mit Zeitpunkt, Empfänger und Status auf. So können Sie nachvollziehen, ob wichtige Benachrichtigungen zugestellt wurden. Bei Problemen erkennen Sie schnell, welche Nachricht nicht verschickt werden konnte.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich zwingend eigene SMTP-Daten hinterlegen?
Wenn Sie E-Mails über Ihren eigenen Server versenden möchten, sind eigene SMTP-Daten nötig. Ohne eigene Konfiguration kann ersatzweise eine zentrale Voreinstellung genutzt werden, sofern diese hinterlegt ist.
Kann ich die Vorlagentexte frei ändern?
Ja. Sie können die Texte anpassen. Achten Sie darauf, die vorgegebenen Platzhalter beizubehalten, damit Namen, Termine und weitere Angaben korrekt eingesetzt werden.